اداره فارغ التحصیلان

اداره امور فارغ التحصیلان

 

امور فارغ التحصیلان :

 

      نتیجه چند ساله تلاش و ممارست دانشجویان عزیز کسب علم و دانش می باشد که با دریافت مدرک تحصیلی معتبر به منصه ظهور می رسد . اداره امور فارغ التحصیلان یکی از حساس ترین بخش ها ی حوزه معاونت دانشجویی است که دقت و سرعت عمل آن می تواند موجب افزایش رضایتمندی دانشجویان را در زمان فراغت از تحصیل فراهم آورد و دانشجویانی که تمامی واحدهای درسی رشته مربوطه را برابر سر فصل مصوب وزارت علوم ، تحقیقات و فناوری با موفقیت به اتمام رسانده باشند پس از طی تشریفات اداری معمول ، فارغ التحصیل شناخته می شوند .
 

 
شرح وظایف :

_ بررسی پرونده های ارسالی از آموزش دانشگاه جهت فراغت از تحصیل دانشجویان.

_ کنترل دروس گذرانده شده و رعایت مراحل آموزشی و تطبیق آن با قوانین جاری.

_ صدور گواهینامه موقت پایان تحصیلات .

_ صدوردانشنامه دائمی پایان تحصیلات .
_ صدور تائیدیه  مدرک تحصیلی و پاسخ به استعلام های ادارات و نهادهای مختلف.
_ صدور ریزنمرات قابل ترجمه برای فارغ التحصیلان متقاضی .
_  انجام کلیه امور مربوطه به مفقود شدن و آسیب دیدگی و یا اصلاح مشخصات سجلی مدارک فارغ التحصیلی .

 

 

نکات مهمی که دانشجویان عزیز بایستی در نیمسال قبل از پایان دروس خود مد نظر داشته باشند:

1) با مراجعه به بایگانی آموزش از وجود اصل مدرک تحصیلی و تائیدیه تحصیلی خود اطمینان حاصل نمایند .

همچنین دانشجويان مقاطع کارشناسی ناپیوسته و کارشناسی ارشد ناپيوسته نیز از وجود ريز نمرات مقطع قبلی خود در پرونده اطمینان حاصل نمایند .

2) با مراجعه به کارشناس آموزش و بررسی دروس گذرانده شده تقدم و تاخر دروس پیشنیاز و همنیاز و ... را کنترل نمایند.

3) کليه مدارک مورد نياز جهت فارغ التحصيلی را تهيه و به بايگانی تحويل نمايند .

4) هرگونه تغییر احتمالی در مشخصات سجلی را به آموزش مربوطه اطلاع دهند تا نسبت به اصلاح آن در سايت مرکز آزمون و سوابق تحصیلی اقدام گردد.

بدیهی وجود هرگونه نقصانی در پرونده باعث کند شدن روند فارغ التحصیلی خواهد شد .

 

 

مدارک لازم جهت انجام امور فارغ التحصیلی:

 

1) دانشجویان با توجه به مقطع تحصیلی بایستی یکی از مبالغ مندرج دربندهای زیر را به حساب سیبا به شماره                      0104460446004 نزد بانک ملی ایران در وجه سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی واریز نمایند :

     الف: دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد ناپیوسته مبلغ 130000 ريال .

     ب: دانشجویان مقطع کارشناسی پیوسته و ناپیوسته مبلغ 110000 ريال .

     ج: دانشجویان مقطع کاردانی مبلغ 55000 ريال .

     د: دانشجویان دوره کاردانی در رشته مبلغ 55000 ريال .

2) چهارقطعه عکس 4*3  تمام رخ جدید .

3) اصل مدرک پایه و تائیدیه آن .

4) اصل و تصویر تمامی صفحات شناسنامه .

5) اصل و تصویر کارت ملی .

6) واریز مبلغ 000/20 ريال به حساب سیبا به شماره 0105734975000 نزد بانک ملی ایران شعبه مرکزی تفرش در وجه دانشگاه آزاد اسلامی واحد تفرش  قابل پرداخت در تمامی شعب بانک ملی ایران .

7) در صورتی که وضعیت وظیفه عمومی دانشجو مشخص باشد ارائه اصل و تصویر کارت پایان خدمت دوره ضرورت یا معافیت.

8) اصل کارت دانشجویی.

 

 

 

مراحل فارغ التحصیلی  :

 

مرحله 1: مراجعه دانشجوبه گروه آموزشی جهت دريافت کارنامه کل تحصيلی ، فرم چک ليست صدورگواهينامه موقت و برگه اخذ مجوز تسويه حساب دانشجویی ( فرم شماره 1 )

مرحله 2: بررسی کارنامه تحصيلی دانشجو توسط گروه مربوطه و تکميل فرمهای فوق الذکر .

مرحله 3: تکميل فرم چک ليست و فرم شماره 1واخذ تأييديه از قسمتهای ذکر شده در فرمهای مذکور توسط دانشجو .

مرحله 4: پرونده تحصيلی دانشـجو از طـريق بايگانی به اداره فارغ التحصيلان .

مرحله 5: ارسال ارائه مدارک فارغ التحصيلی توسط دانشجو به همراه فرم های تکميل شده چک ليست و فرم  شماره 1 به اداره فارغ التحصيلان .

مرحله 6: دريافت برگه تسويه حساب دانشجويي ( فرم شماره 2 ) از اداره فارغ التحصيلان  و انجام مراحل تسويه حساب  و تکميل فرم مربوطه .

مرحله 7: ارائه فرم شماره 2 تکميل شده به اداره فارغ التحصيلان :

      الف : دانشجويان غير مشمول : دريافت نسخه سوم فرم شماره 2 و پايان مراحل فارغ التحصيلی .

     ب : دانشجويان مشمول : معرفی دانشجو توسط فرم شماره 2 به اداره مشمولين جهت لغو معافيت تحصيلی و اخذ نامه معرفی به اداره نظام  وظيفه و در نهايت تحويل فرم شماره 2 به اداره فارغ التحصيلان ودريافت نسخه سوم فرم شماره 2 و پايان مراحل فارغ التحصيلی .                                            

 

نکته بسيار مهم در خصوص تحويل مدرک پايان تحصيلات به کليه دانش آموختگان :

 

1) تحويل مدرک فارغ التحصیلی اعم از گواهينامه موقت و دانشنامه تنها به فرد فارغ التحصيل و یا کسانیکه از فارغ التحصیل وکالت رسمی دارند امکان پذیر می باشد .

2) کسانيکه قبلا گواهینامه موقت خود را دريافت نموده اند می بایست جهت دریافت دانشنامه ، اصل گواهینامه موقت را به دانشگاه عودت دهند.

 

مدارک لازم جهت دریافت مدرک پایان تحصیلات آقایان :


1) ارائه اصل و تصویر کارت پایان خدمت یا معافیت دائم .

2) ارائه اصل و تصوير کارت معافيت موقت در مدت اعتبار آن ( بدون غیبت اولیه ) .
3) ارائه گواهی معتبر مبنی بر اشتغال به خدمت دوره ضرورت سربازی بدون غیبت اولیه .
4) ارائه برگه اشتغال به تحصیل در مقاطع بالاتر با ذکر شماره معافیت تحصیلی صادر شده از حوزه وظیفه عمومی .
5) ارائه گواهی از نیروهای نظامی و انتظامی مبنی بر استخدام در نیروهای مذکور .
6) ارائه دفترچه آماده به خدمت که فاقد مهر غیبت باشد و تاریخ اعزام آن منقضی نشده باشد .

 
روند اداری صدور مدارک تحصیلی المثنی :

 

الف - مدارک مفقود شده :
مدارک المثنی با تامین شرایط ذیل صادر خواهد شد :
1- اخذ تعهد از فارغ التحصیل مبنی بر عودت مدرک به دانشگاه در صورت پیدا شدن و قبول مسئولیت سوء استفاده از مدرک مربوط.
2- اعلام مفقود شدن مدرک به سازمان مرکزی توسط واحد دانشگاهی.
3- انجام تشریفات مربوط به اعلام مفقود شدن مدارک.
4- اخذ هزینه های مرتبط با صدور مدرک المثنی.
5- تنظیم و ارسال مدارک لازم جهت صدور مدرک المثنی از سوی واحد به سازمان مرکزی.
1 - اخذ تعهد از فارغ التحصیل
- مطابق با فرم تعهدنامه ، فارغ التحصیل می بایست نسبت به دانشگاه متعهد گردد که ادعای وی خلاف واقع نبوده و در صورت پیدا شدن مدرک بلافاصله آن را تحویل واحد دانشگاهی نماید تا براساس درخواست و تعهد وی اقدامات بعدی صورت پذیرد. ( فرم الف )
2- اعلام مفقود شدن مدرک به سازمان مرکزی
- پس از اعلام مفقود شدن مدرک اعم از گواهینامه موقت و دانشنامه و نیز اخذ تعهد از فارغ التحصیل واحد دانشگاهی در اسرع وقت مراتب را با ذکر شماره ثبت مدرک به دفتر امور فارغ التحصیلان سازمان مرکزی اعلام نموده تا موضوع در بانک اطلاعات فارغ التحصیلان ثبت و از سوء استفاده احتمالی جلوگیری گردد.
3- تشریفات مربوط به مفقود شدن مدارک
الف - تهیه یک برگ استشهاد محلی که حداقل به امضای سه نفر رسیده باشد(فرم ب ).
ب -  تائید یکی از امضاها به وسیله یکی از دفاتر اسناد رسمی.
ج - تهیه آگهی فقدان مدرک تحصیلی که بانظر معاونت دانشجوئی واحددانشگاهی انجام می شود و انتشار آن در یکی  از جراید کثیر الانتشار در سه نوبت ( هر دو هفته یکبار با هزينه شخصی متقاضی ) ( فرم ج ) .

ر- تسلیم دو نسخه از روزنامه های منتشره متضمن آگهی ذکر شده به امور دانشجویی دانشگاه .

ز- در صورت مفقود شدن دانشنامه واریز مبلغ سیصد هزار ریال به حساب سیبا به شماره 0104460446004 نزد بانک ملی ایران در وجه سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و تسلیم قبض آن به واحد دانشگاهی .

 

ب _ مدارک آسیب دیده و غیر قابل استفاده :

در صورتیکه دانشنامه یا گواهینامه مصوب فارغ التحصیل به انحای مختلف غیر قابل استفاده باشد ، درخواست فارغ التحصیل برای صدور مدرک المثنی به شرح ذیل امکان پذیر خواهد بود :

1- ارائه اصل مدرک اسيب دیده به واحد دانشگاهی که غیر استفاده بودن آن به تشخیص و تأیید واحد دانشگاهی برسد .

2- درخواست صدور مدرک المثنی با ذکر علت آسیب ديدگی مدرک توسط فارغ التحصیل .

3- پرداخت مبلغ سیصد هزار ریال به حساب سیبا به شماره 0104460446004 نزد بانک ملی ایران در وجه سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی .

لازم به ذکر است صدور مدرک المثنی به هر علت تنها یکبار انجام می گیرد و مجددا مدرک دیگری صادر نخواهد شد .

 


مدارک لازم برای صدور ریز نمرات جهت ترجمه :

 

فارغ التحصیلان عزیز بایستی به این نکته توجه داشته باشند که این ریزنمرات فقط به آندسته از عزیزانی که دانشنامه پایان تحصیلات آنها صادر و به تائید سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی رسیده باشد تعلق می گیرد .

 

1) ارائه درخواست کتبی که به تایید معاونت دانشجویی واحد رسیده باشد.

2) ارائه تصویر دانشنامه .

3) واریز مبلغ 000/55 ريال به حساب سیبا به شماره 0104460446004 نزد بانک ملی ایران در وجه سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی .

4) اصل و تصویر کارت پایان خدمت ، معافیت و یا سایر مدارکی که دال بر تعیین وضعیت وظیفه عمومی باشد .